Политика защиты и обработки персональных данных общества с ограниченной ответственностью «Электрорешения»

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) составлена в соответствии с пунктом 2 статьи 18.1 Федерального закона «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г., а также иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации в области защиты и обработки персональных данных и действует в отношении всех персональных данных (далее – Данные), которые ООО «Электрорешения» (далее – Оператор, Общество) может получить от субъекта персональных данных, являющегося стороной по гражданско-правовому договору, а также от субъекта персональных данных, состоящего с Оператором в отношениях, регулируемых трудовым законодательством (далее – Работник).

1.2. Оператор обеспечивает защиту обрабатываемых персональных данных от несанкционированного доступа и разглашения, неправомерного использования или утраты в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

1.3. Изменение Политики

1.3.1. Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.

1.4. В целях реализации настоящей Политики Оператор разрабатывает соответствующие локальные нормативные акта и иные документы. Настоящая Политика является основой для разработки Оператором локальных нормативных актов.

2. Термины и принятые сокращения

Персональные данные (ПД) – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных. Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники. Информационная система персональных данных (ИСПД) – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств. Персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных, – ПД, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе. Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных). Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных. Оператор – организация, самостоятельно или совместно с другими лицами организующая обработку персональных данных, а также определяющая цели обработки персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными. Оператор располагается по адресу: 127273, город Москва, ул. Отрадная, д. 2Б, строение 9, этаж 5 Сайт Оператора – ekfgroup.com

3. Обработка персональных данных

3.1. Получение ПД.

• 3.1.1. Все ПД следует получать от самого субъекта. Если ПД субъекта можно получить только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом или от него должно быть получено письменное согласие.

• 3.1.2. Оператор должен сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения ПД, характере подлежащих получению ПД, перечне действий с ПД, сроке, в течение которого действует согласие, и порядке его отзыва, а также о последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.

• 3.1.3. Информация, содержащие ПД, создаются путем:

  • копирования оригиналов документов (паспорт, документ об образовании, свидетельство ИНН, пенсионное свидетельство и др.);

  • внесения сведений в учетные формы, в том числе, но не ограничиваясь самими субъектами персональных данных на сайте Оператора;

  • получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, медицинское заключение, характеристика и др.);

  • фото-видеосъемки на территории Оператора.

3.2. Обработка ПД.

• 3.2.1. Обработка персональных данных осуществляется:

  • с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;

  • в случаях, когда обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ функций, полномочий и обязанностей;

  • в случаях, когда осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (далее – персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных).

• 3.2.2. Цели обработки персональных данных:

  • осуществление трудовых отношений

  • осуществление гражданско-правовых отношений.

  • осуществления клиентской поддержки, осуществления обратной связи с клиентами, получение отзывов и предложений о функционировании сайта, работе Оператора и его партнеров, производство расчета по проектам по заявке клиента, а также участия субъекта персональных данных в проводимых Оператором рекламных, маркетинговых и иных программах и акциях;

  • осуществления исследований, направленных на улучшение качества предоставляемых партнерами Оператора услуг и/или реализуемых партнерами Оператора товаров, проведения маркетинговых и/или статистических и/или иных исследований, продвижения товаров, работ, услуг;

  • информирования субъекта персональных данных о новых товарах, специальных предложениях и рекламных акциях, системах скидок и бонусов, новостная рассылка с помощью различных средств связи, включая (без ограничений) почтовую рассылку, сеть Интернет, рассылку на адрес электронной почты субъекта персональных данных, мобильный по средствам SMS-сервисов, Viber, WhatsApp, Skype и других мессенджеров и (если применимо) стационарный телефон субъекта персональных данных соответствующей информации, в том числе информации, соответствующей понятию рекламы в смысле ст. 3 Закона № 38-ФЗ «О рекламе».

• 3.2.3. Категории субъектов персональных данных.

  Обрабатываются ПД следующих субъектов ПД:

  • физические лица, состоящие с Обществом в трудовых отношениях;

  • физические лица, уволившиеся из Общества;

  • физические лица, являющиеся кандидатами на работу;

  • физические лица, имеющие родственные отношения с работником Общества;

  • физические лица, состоящие с Обществом в гражданско-правовых отношениях.

  • физические лица, пользующиеся сайтом Общества;

  • физические лица, участвующие в акциях и маркетинговых программах Общества.

• 3.2.4. ПД, обрабатываемые Оператором:

  • данные, полученные при осуществлении трудовых отношений;

  • данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу;

  • данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений.

  • данные, полученные при регистрации пользователя на сайте.

• 3.2.5. Обработка персональных данных ведется:

  • с использованием средств автоматизации;

  • без использования средств автоматизации;

  • смешанная обработка персональных данных.

3.3. Перечень ПД, обрабатываемых Оператором, включает в себя:

• фамилию, имя, отчество субъекта персональных данных;

• дата и место рождения, пол субъекта персональных данных;

• гражданство субъекта персональных данных;

• номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования субъекта персональных данных;

• ИНН субъекта персональных данных;

• данные об образовании (реквизиты дипломов/иных документов) субъекта персональных данных;

• данные о приобретенных специальностях субъекта персональных данных;

• семейное положение субъекта персональных данных;

• паспортные данные субъекта персональных данных;

• данные о членах семьи (степень родства, Ф. И. О., год рождения, паспортные данные, включая прописку и место рождения) субъекта персональных данных;

• фактическое место проживания субъекта персональных данных;

• контактная информация субъекта персональных данных;

• данные о военной обязанности субъекта персональных данных;

• данные о текущей трудовой деятельности (дата начала трудовой деятельности, кадровые перемещения, оклады и их изменения, сведения о поощрениях, данные о повышении квалификации и т. п.) субъекта персональных данных;

• сведения о службе на государственной и муниципальной службе субъекта персональных данных

• номер мобильного и (если применимо) стационарного телефона субъекта персональных данных;

• адрес электронной почты субъекта персональных данных;

• место проживания субъекта персональных данных;

• профессия субъекта персональных данных.

3.4. Хранение ПД.

• 3.4.1. ПД субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

• 3.4.2. ПД, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.

• 3.4.3. ПД субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках.

• 3.4.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих ПД, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в ИСПД.

• 3.4.5. Хранение ПД в форме, позволяющей определить субъекта ПД, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

3.5. Уничтожение ПД.

• 3.5.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих ПД, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.

• 3.5.2. ПД на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.

• 3.5.3. Факт уничтожения ПД подтверждается документально актом об уничтожении носителей.

3.6. Передача ПД

• 3.6.1. Оператор передает ПД третьим лицам в следующих случаях:

  • субъект выразил свое согласие на такие действия;

  • передача предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.

• 3.6.2. Перечень лиц, которым передаются ПД.

  Третьи лица, которым передаются ПД:

  • Пенсионный фонд РФ для учета (на законных основаниях);

  • налоговые органы РФ (на законных основаниях);

  • Фонд социального страхования РФ (на законных основаниях);

  • территориальный фонд обязательного медицинского страхования (на законных основаниях);

  • страховые медицинские организации по обязательному и добровольному медицинскому страхованию (на законных основаниях);

  • банки для начисления заработной платы, оплаты выполненных работ и оказанных услуг, а также при прочих маркетинговых мотивационных выплатах по акциям и бонусным программам;

  • правоохранительные органы в случаях, установленных законодательством.

  • иным лицам, для реализации целей, установленных п. 3.2.2. настоящей Политики.

4. Защита персональных данных

4.1. В соответствии с требованиями нормативных документов Оператором создана система защиты персональных данных (СЗПД), состоящая из подсистем правовой, организационной и технической защиты.

4.2. Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД.

4.3. Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками, партнерами и сторонними лицами.

4.4. Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту ПД.

4.5. Основными мерами защиты ПД, используемыми Оператором, являются:

• 4.5.1. Назначение лица, ответственного за обработку ПД, которое осуществляет организацию обработки ПД, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением учреждением и его работниками требований к защите ПД.

• 4.5.2. Определение актуальных угроз безопасности ПД при их обработке в ИСПД и разработка мер и мероприятий по защите ПД.

• 4.5.3. Разработка политики в отношении обработки персональных данных.

• 4.5.4. Установление правил доступа к ПД, обрабатываемым в ИСПД, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с ПД в ИСПД.

• 4.5.5. Установление индивидуальных паролей доступа сотрудников в информационную систему в соответствии с их производственными обязанностями.

• 4.5.6. Применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации.

• 4.5.7. Сертифицированное антивирусное программное обеспечение с регулярно обновляемыми базами.

• 4.5.8. Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность ПД и исключающих несанкционированный к ним доступ.

• 4.5.9. Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер.

• 4.5.10. Восстановление ПД, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.

• 4.5.11. Обучение работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, положениям законодательства РФ о персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, документам, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам по вопросам обработки персональных данных.

• 4.5.12. Осуществление внутреннего контроля и аудита.

5. Основные права субъекта ПД и обязанности Оператора

5.1. Основные права субъекта ПД.

Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям:

• подтверждение факта обработки ПД Оператором;

• правовые основания и цели обработки ПД;

• цели и применяемые Оператором способы обработки ПД;

• наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к ПД или которым могут быть раскрыты ПД на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;

• сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

• порядок осуществления субъектом ПД прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;

• наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку ПД по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

• обращение к Оператору и направление ему запросов;

• обжалование действий или бездействия Оператора.

5.2. Обязанности Оператора.

Оператор обязан:

• при сборе ПД предоставить информацию об обработке ПД;

• в случаях если ПД были получены не от субъекта ПД, уведомить субъекта;

• при отказе в предоставлении ПД субъекту разъясняются последствия такого отказа;

• опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки ПД, к сведениям о реализуемых требованиях к защите ПД;

• принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты ПД от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения ПД, а также от иных неправомерных действий в отношении ПД;

• давать ответы на запросы и обращения субъектов ПД, их представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов ПД.

6. Заключительные положения.

6.1. Оператор, а также его должностные лица и сотрудники несут гражданско-правовую, административную и иную ответственность за несоблюдение принципов и условий обработки персональных данных физических лиц, а также за разглашение или незаконное использование персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.2. Действующая редакция хранится в электронном виде на сайте Оператора.